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電話で段取り力が超改善する!デキる伝言の伝え方

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photo:071of365[NTR23] by ntr23

先日、出先から戻ると役所から「電話ください」と言付けがあった。
折り返し連絡すると、
「図面訂正があるが電話では伝えられない、一度来庁ください」
とのコト。それって、伝言で良いんでないか?

「伝言を残すなんて、あたりまえじゃん!?」と思うなかれ。
自分の時間どころか、相手の時間までも無駄に浪費してしまう。
このような電話をする人が結構な数、存在する。

電話した相手が不在な場合、コチラの用件を明確に伝えずに、
「電話があった事だけお伝えください」とか
「折り返しご連絡頂けますようお伝えください」など、
相手にアクションを起こさせない言付けだけの人が、割と多い。
これでは電話した時間が無駄無駄無駄ァァ。モッタイナイ。

電話した相手が不在でも、内容が相手に伝わるどころか、
相手にレスポンシブなアクションを起こさせちゃう、
デキる伝言の伝え方を、おさらいしてみよう。

伝言は相手にしてほしい事を伝えよう

「○○の□□の資料を△△までに頂きたい」
「○○の□□の件、メールしました。ご確認の上お電話ください」
このように、用件と場所、日時や締め切りなど、端的に明確に伝えよう。
相手は用件がわかれば対応しやすい。
内容確認のために折り返す電話も不要だろう。
相手にしてほしい事を伝えるのが、伝言のコツだ。

photo:Phon-ey Call by makelessnoise

電話は相手の時間を奪ってしまうと認識しよう

用件を伝えずに「連絡くれ」というのは筋違い。
「えらく生意気なヤツだ」と思われても不思議ではない。
電話は相手の時間を強制的に奪う行為であるコトを理解しよう。
用件確認のために折り返す電話など、
相手の時間を奪い、無駄な時間を浪費させないよう心掛けよう。
用件を端的に明確に伝え、相手に連絡を促すようにしよう。

不在相手の帰社・帰宅時間を電話で確認しておこう

取り次ぎの人に伝えられないようなデリケートな用件や、
どうしても直接伝えたい事柄である場合、
不在相手が戻る時間を確認しておこう。
相手の居る時間を考慮しタイミングを計りつつ再度電話できる。

photo:Phoning home by Sushicam

電話で伝言だけでなくメールやFAXも入れておこう

電話で伝言したとしても、取次の人が忘れる可能性もある。
相手のメールアドレスを知っていれば、
用件を件名としてメールを入れておくコトが望ましい。
内容は見やすく読みやすく理解しやすい箇条書きにしよう。
メールアドレスを知らなければFAXをいれておこう。
取次ぎの連絡不足や伝え忘れなどの人的ミスを最小限にできる。

photo:Apple bonanza by Mads Boedker

伝言は相手方にもメリットがある

メモやメール・FAXなどで依頼内容を把握しているため、
下記項目についてレスポンシブな対応ができる。

  • 依頼内容確認のための折り返し電話が不要。
  • 依頼内容の検討や回答、資料作成など、時間を柔軟に使える。
  • 電話→不在→折り返し電話→不在...無限ループを回避できる。

相手の時間を無駄に浪費しないように心掛けよう。

photo:Employees only by Pulpolux !!!

伝言を受けてくれる人に感謝の気持ちを伝えよう

伝言を受け、伝えてくれるのは機械でもPCでもなく人。
電話口で伝言を伝えてほしいという人が、
ぶっきらぼうで横柄な態度だったら、あなたはどう思うだろう。

伝言は、受けて伝えてくれる人の時間を使わせてしまう行為。
「ありがとう」「すみません」「よろしくお願いいたします」
伝言を受けてくれる人には、しっかりと感謝の気持ちを伝えよう。
あなたの伝言が生きるも死ぬも、取次ぎの人次第なのだ。

photo:Garfield by pasma

電話で相手が不在の場合、端的で明確な伝言を残すだけで、
あなたの段取り力は飛躍的にアップする。

電話は相手の時間を強制的に奪う連絡手段だと認識し、
無駄な電話を改善し、時間を有効に使おう。

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